Mit den folgenden Informationen gibt die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH der betroffenen Person einen Überblick sowie Auskunft über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und der sich daraus ergebenden Datenschutzrechte. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten umfasst jeden Vorgang wie beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Speicherung, die Organisation, das Ordnen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verknüpfung und das Löschen. Die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH beachtet dabei die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes und verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies rechtlich zulässig und erforderlich ist.

1. Verantwortlicher der Datenverarbeitung

Hausverwaltung NORD-BAU GmbH

Berliner Straße 10

37073 Göttingen

Tel.: 0551-54 770-0

Fax: 0551-54 770-70

E-Mail: datenschutz@nordbau-gmbh.de

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung kann sich die betroffene Person an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten wenden:

Hausverwaltung NORD-BAU GmbH

Datenschutzbeauftragter

DZ CompliancePartner GmbH

Wilhelm-Haas-Platz

63263 Neu-Isenburg

Tel.: 069 69678-3324

E-Mail: datenschutz@nordbau-gmbh.de

2. Betroffene Person            
    

Betroffene Person ist jede natürliche Person, deren personenbezogenen Daten die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH verarbeitet. Eine betroffene Person tritt also grundsätzlich in Kontakt zur Hausverwaltung NORD-BAU GmbH, beispielsweise als:

• Mieter
• Interessent

3. Personenbezogene Daten              
    

Als personenbezogenes Datum versteht die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH im Einklang mit der gesetzlichen Definition jede Information, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person bezieht. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, wenn diese direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung, wie einem Namen, zu einer sonstigen Kennnummer oder zu Standortdaten identifiziert werden kann. Gleiches gilt hinsichtlich der Identifizierung durch mehrere besondere Merkmale der natürlichen Person, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind, soweit solche durch uns als Hausverwaltung NORD-BAU GmbH verarbeitet werden.

Dazu gehören insbesondere:

• Persönliche Daten
• Ausweisdaten
• Kontaktdaten
• Objektdaten
• Daten zu wirtschaftlichen Verhältnissen
• Daten zu Wohnberechtigungsscheinen

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verarbeitet die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH grundsätzlich nicht.

4. Datenquellen
    

Die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH verarbeitet vor allem solche Daten, die sie unmittelbar von der betroffenen Person aufgrund der Geschäftsbeziehung erhält und hierfür erforderlich sind. Daneben werden die erforderlichen Daten auch aus Vermittlungsportalen (Immobilienportale) an die Bank übermittelt.

Die Datenkategorien, die von Dritten stammen und die die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH verarbeitet, sind insbesondere:

• Persönliche Daten
• Ausweisdaten
• Kontaktdaten
• Objektdaten
• Daten zu wirtschaftlichen Verhältnissen
• Daten zu Wohnberechtigungsscheinen

Für nähere Informationen, insbesondere zur Übermittlung von personenbezogenen Daten durch Dritte an die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH oder von der Hausverwaltung NORD-BAU GmbH an Dritte, steht der Datenschutzbeauftragte unter den angegebenen Kontaktdaten als Ansprechpartner zur Verfügung.

In Fällen, in denen die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH personenbezogene Daten bei Dritten und nicht bei der betroffenen Person erhebt, steht ihr grundsätzlich ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu.

5. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen              
    

Die Datenverarbeitung erfolgt stets im Einklang mit den Bestimmungen des Datenschutzrechts, um zuvorderst die vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen bei der Erbringung der jeweiligen Finanzdienstleistungen und sonstigen Geschäfte zu erfüllen. Die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH beachtet dabei insbesondere den Grundsatz der Datenminimierung, sodass grundsätzlich nur die für das betreffende Geschäft konkret erforderlichen Daten verarbeitet werden. Dies umfasst insbesondere auch erforderliche Bedarfsanalysen und Produktoptimierungen im Rahmen der Geschäftsbeziehung.

1. Wenn die betroffene Person eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt (z.B. Weitergabe von Daten innerhalb des Konzerns), folgt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DS-GVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, der Hausverwaltung NORD-BAU GmbH erteilt wurden. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten oder die weitere Verarbeitung, die auf einer anderen Rechtsgrundlage beruht.

2. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DS-GVO auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, werden folgende Daten beispielsweise wie folgt benötigt:

• Persönliche Daten
• Ausweisdaten
• Kontaktdaten
• Objektdaten
• Daten zu wirtschaftlichen Verhältnissen
• Daten zu Wohnberechtigungsscheinen
• Dokumentationsdaten, um die Kommunikation während der Geschäftsbeziehung belegen zu können;

Die berechtigten Interessen der Hausverwaltung NORD-BAU GmbH zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind:

3. Die Datenverarbeitung beruht oftmals auf einer gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Verpflichtung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DS-GVO. Hierzu zählen beispielsweise HGB, AO sowie GWG. Die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH benötigt die Daten insoweit unter anderem für die folgenden Zwe >Durchführung Legitimation
4. Einhaltung handelsrechtlicher Vorgaben     
    
   4. Soweit es aus Sicht der Hausverwaltung NORD-BAU GmbH erforderlich ist, verarbeitet sie die personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO auch über die eigentliche Erfüllung des vertraglichen Verpflichtungen hinaus zur Wahrung ihrer berechtigten Interessen oder der Interessen Dritter. Dies erfolgt jedoch nur dann, wenn diese Interessen nach Abwägung mit den widerstreitenden Interessen der betroffenen Person überwiegen. In der Regel handelt die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH aufgrund eigener wirtschaftlicher Interessen.
   • Ordnungsgemäße Abwicklung mit Versorgungsunternehmen und Infrastrukturbetreibern
   • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
   • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens;
   • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.

       6. Datenweitergabe
 

Innerhalb der Hausverwaltung NORD-BAU GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für ihre Aufgabenerfüllung benötigen. Daneben werden Daten an Dritte weitergebeben (Versorgungsdienstleister und Infrastrukturbetreiber) zuweilen weitergegeben, soweit dies von den vorgenannten Verarbeitungszwecken und Rechtsgrundlagen gedeckt ist. Die Zwecke dieser Datenweitergabe sind: Ordnungsgemäße Abwicklung mit Versorgungsunternehmen und Infrastrukturbetreibern

Ferner erhalten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen der Hausverwaltung NORD-BAU GmbH zu den vorgenannten Verarbeitungszwecken personenbezogene Daten, wenn diese die Vertraulichkeit wahren und sich hierzu verpflichten und die Datenweitergabe im Übrigen auf einer der oben genannten Rechtsgrundlagen beruht. Die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH beauftragt Dienstleister teils zeitweise, teils langfristig für

• Abrechnungsunternehmen für Jahresverbauchsabrechnung.

In allen Fällen erhalten die eingesetzten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen nur die Daten, die für die Erbringung einzelner Aufgaben notwendig und zwingend erforderlich sind.

Eine Datenübermittlung an Stellen außerhalb des unmittelbaren räumlichen Geltungsbereichs der DS-GVO findet nur statt, soweit

• es zur Ausführung der Aufträge der betroffenen Person erforderlich ist,
• es gesetzlich vorgeschrieben ist oder
• die betroffene Person eingewilligt hat.

Stammen die von der Hausverwaltung NORD-BAU GmbH verarbeiteten Daten von Dritten und ist die Offenlegung an einen anderen Empfänger beabsichtigt, so informiert die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH gemäß Art. 14 Abs. 3 lit. c DSGVO die betroffene Person darüber, spätestens zum Zeitpunkt der ersten Offenlegung Ihrer Daten gegenüber diesen Empfängern.

       7. Dauer der Datenspeicherung         
 

Die Speicherung der personenbezogenen Daten ist ein Verarbeitungsvorgang, der sich ebenfalls nach den jeweiligen vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen richtet. Sobald die gespeicherten Daten nicht mehr für die zugrundeliegenden Verarbeitungszwecke benötigt werden, werden diese zwingend gelöscht. In der Regel ist die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH jedoch über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus zur Aufbewahrung der personenbezogenen Daten aus handelsrechtlichen, steuerrechtlichen und anderen gesetzlichen Gründen verpflichtet. Die Frist kann bis zu zehn Jahre betragen. Es wird auf die entsprechenden Gesetze hingewiesen, insbesondere § 257 Handelsgesetzbuch, § 147 Abgabenordnung sowie § 8 Geldwäschegesetz.

Soweit die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH Daten und Unterlagen mit Personenbezug als Beweismittel zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, sieht die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH primär nach Maßgabe der jeweiligen Verjährungsfristen von der Löschung ab und schränkt deren Verarbeitung für andere Zwecke ein. In Sonderfällen, wie beispielsweise der Auflösung eines Sparbuches ohne dessen Entwertung, werden die betreffenden Unterlagen und Daten aufgrund aktueller Rechtsprechung als Beweismittel in Abwägung der berechtigten Belange auch längerfristig aufbewahrt.

      8. Rechte der betroffenen Person    
 

Die betroffene Person hat gegenüber der Hausverwaltung NORD-BAU GmbH vielfältige Rechte, insbesondere das Recht auf Auskunft seitens der Hausverwaltung NORD-BAU GmbH über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Beim Auskunftsrecht und beim Berichtigungsrecht sind die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG zu beachten. Beim Widerspruchsrecht gegenüber öffentlichen Stellen die Einschränkung des § 36 BDSG. Ferner besteht das Beschwerderecht der betroffenen Person bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 Bundesdatenschutzgesetz), auf das wir ausdrücklich hinweisen.

Die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH teilt darüber hinaus allen Empfängern, denen personenbezogenen Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 16, 17 Abs. 1 und 18 DSGVO mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH unterrichtet die betroffene Person über diese Empfänger, wenn die betroffene Person dies verlangt.

       9. Pflichten der betroffenen Person 
 

Die betroffene Person ist zur Offenlegung derjenigen personenbezogenen Daten verpflichtet, zu deren Verarbeitung die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH gesetzlich verpflichtet ist und die für die Aufnahme sowie Durchführung der Vertragsbeziehungen erforderlich sind. Ohne diese zu verarbeitenden und konkret erforderlichen personenbezogenen Daten wird die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH regelmäßig nicht in der Lage sein, einen unternehmenstypischen Vertrag mit der betroffenen Person zu schließen und den vertraglichen sowie gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

      10. Widerspruchsrecht
 

Das Widerspruchsrecht kann die betroffene Person gemäß Art. 21 DS-GVO gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) und f) DS-GVO erfolgt, sowie jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung, einschließlich eines damit zusammenhängenden Profilings, geltend machen. Die betroffene Person kann sich an die oben genannte Adresse der Hausverwaltung NORD-BAU GmbH wenden. Die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH hat auch – insbesondere für einen Widerspruch gegen Direktwerbung – eine E-Mailadresse eingerichtet, die zusätzlich genutzt werden kann:

datenschutz@nordbau-gmbh.de

Der Widerspruch gegen die Datenverarbeitung und der Widerruf einer Einwilligung (vgl. Ziff. 5 a)) gelten nebeneinander. Im Falle des Widerspruchs werden die betreffenden personenbezogenen Daten von der Hausverwaltung NORD-BAU GmbH grundsätzlich nicht mehr verarbeitet. Ausnahmsweise werden die Daten – außer im Falle eines Widerspruchs gegen Direktwerbung – dennoch weiterhin verarbeitet, wenn zwingende schutzwürdige Gründe nachgewiesen werden, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH informiert die betroffene Person, die ihr Widerspruchsrecht ausgeübt hat, unverzüglich (spätestens aber binnen eines Monats nach Eingang des Widerspruchs) über Maßnahmen, die sie im Anschluss an den Widerspruch getroffen bzw. vorgenommen hat, um die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person zu wahren und ihr Recht umzusetzen. Sollte die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH– etwa aufgrund fehlender Widerspruchsvoraussetzungen – dem Widerspruch nicht nachkommen und keine entsprechenden Maßnahmen ergreifen, so wird die Hausverwaltung NORD-BAU GmbH die betroffene Person über die Gründe informieren, einschließlich deren Rechte Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde oder einen gerichtlichen Rechtsbehelft einzulegen.